Einen Produktkatalog bauen, den Praxen wirklich verstehen
Ein Katalog, der intern logisch ist, kann für die Praxis unbrauchbar sein. Worauf es bei Struktur, Benennung und Umfang ankommt.
Der Produktkatalog entscheidet darüber, wie vollständig Aufträge ankommen. Wird er aus der internen Kalkulationslogik abgeleitet, findet die Praxis nicht, was sie sucht – und ruft an. Dieser Beitrag beschreibt, wie ein Katalog aufgebaut sein sollte, der aus Sicht der Praxis funktioniert.
Nach Versorgung gliedern, nicht nach Fertigungsweg
Die Praxis denkt in Versorgungen: Krone, Brücke, Teilprothese, Schiene. Ob eine Krone gefräst oder gepresst wird, ist eine Entscheidung des Labors und gehört nicht in die oberste Ebene.
Eine Gliederung nach Versorgungsart mit Material und Variante als Unterebene reduziert die Suchzeit und verhindert Fehlgriffe.
Bezeichnungen aus dem Praxisalltag verwenden
Interne Kürzel und Artikelnummern sind für die Praxis wertlos. Sinnvoll ist die Bezeichnung, die die Praxis am Telefon verwenden würde – ergänzt um einen kurzen Zusatz, wenn Verwechslungsgefahr besteht.
Wenn zwei Positionen sich nur in einem Detail unterscheiden, gehört dieses Detail sichtbar in den Namen und nicht in eine Beschreibung, die niemand aufklappt.
Lieber 40 gute als 400 vollständige Positionen
Ein vollständiger Katalog ist ein Projekt, das nie fertig wird. Ein Katalog mit den Versorgungen, die 80 bis 90 Prozent Ihrer Aufträge abdecken, ist in wenigen Stunden aufgebaut und sofort nutzbar.
Für alles andere reicht eine Sammelposition mit Freitextfeld. Wenn diese Sammelposition häufig genutzt wird, sehen Sie genau, welche Position im Katalog fehlt.
Pflichtangaben dort erzwingen, wo sonst nachgefragt wird
Zahnschema, Material und Farbe sind die klassischen Rückfragegründe. Werden diese Angaben zur Pflicht, verschiebt sich die Klärung von einem Anruf am Folgetag auf zehn Sekunden beim Ausfüllen.
Pflichtfelder sollten sparsam eingesetzt werden: Jedes Feld, das die Praxis nicht sicher beantworten kann, blockiert den Auftrag und erzeugt genau den Anruf, den Sie vermeiden wollten.
Den Katalog nach dem Start weiterentwickeln
Der Katalog ist kein einmaliges Setup. Nach jeder Woche Betrieb sehen Sie an den Freitexten und Rückfragen, was fehlt oder missverständlich ist.
Planen Sie eine feste Viertelstunde pro Woche für Katalogpflege ein – das reicht in der Regel aus, um den Katalog dauerhaft aktuell zu halten.
Prüfliste vor der Freigabe an Praxen
- Oberste Ebene enthält nur Versorgungsarten
- Jede Bezeichnung ist ohne Rückfrage verständlich
- Häufigste 80 Prozent der Aufträge sind abgedeckt
- Pflichtfelder nur dort, wo die Praxis die Antwort sicher kennt
- Eine Sammelposition mit Freitext für Sonderfälle vorhanden
- Eine Praxis hat den Katalog vor der Freigabe gegengelesen
Fazit
Ein Katalog ist gut, wenn eine Praxismitarbeiterin ohne Einweisung die richtige Position findet. Alles andere ist interne Systematik und gehört nicht in die Auswahl der Praxis.
