Papier und digital parallel: So gelingt die Übergangsphase
Die Übergangszeit ist unvermeidbar. Problematisch wird sie erst, wenn zwei Systeme gleichzeitig als führend gelten.
Kein Labor stellt an einem Stichtag vollständig um. Über Monate laufen Papierzettel und digitale Aufträge nebeneinander. Diese Phase ist beherrschbar – wenn eine Grundregel eingehalten wird.
Eine führende Quelle, zwei Eingangswege
Der Eingangsweg darf verschieden sein: digital von der Praxis oder als Zettel, den das Labor selbst erfasst. Der gültige Stand des Falls muss danach jedoch an genau einer Stelle liegen.
Sobald Termine im System und auf einer Tafel gleichzeitig gepflegt werden, entstehen Abweichungen – und beide Quellen verlieren ihre Verbindlichkeit.
Erfassung dort, wo der Zettel ankommt
Papieraufträge sollten direkt bei der Annahme erfasst werden, nicht später gesammelt. Sonst entsteht eine Lücke, in der ein Fall existiert, aber im System unsichtbar ist.
Der Aufwand dafür ist geringer, als viele erwarten, wenn der Katalog gut vorbereitet ist – die meisten Angaben sind Auswahl, nicht Freitext.
Den Zettel nach der Erfassung entwerten
Ein erfasster Papierauftrag sollte sichtbar als erfasst markiert und abgelegt werden. Das verhindert Doppelerfassung und macht klar, dass der Zettel nur noch Beleg ist.
Manche Labore scannen den Zettel und hängen ihn an den Fall. Das kostet wenige Sekunden und beendet die Diskussion, was ursprünglich beauftragt war.
Die Übergangsphase befristen
Eine offene Übergangszeit wird dauerhaft. Sinnvoller ist ein grober Zielzeitpunkt, bis zu dem die Mehrzahl der Praxen umgestellt sein soll – und die Bereitschaft, ihn anzupassen.
Praxen, die dauerhaft auf Papier bleiben, sind kein Scheitern. Sie sind ein Sonderfall, den das Labor intern digital abbildet.
Regeln für die Parallelphase
- Das System ist der führende Stand, unabhängig vom Eingangsweg
- Papieraufträge werden bei Annahme erfasst, nicht gesammelt
- Erfasste Zettel werden markiert und abgelegt oder gescannt
- Termine werden nicht doppelt gepflegt
- Ein grober Zielzeitpunkt für das Ende der Parallelphase ist gesetzt
Fazit
Parallelbetrieb ist kein Problem, doppelte Wahrheit schon. Solange es eine führende Quelle gibt, kann die Übergangszeit ruhig lang sein.
