Der digitale Laborworkflow ab Tag eins
Wer neu gründet, hat einen Vorteil: Es gibt noch keine gewachsenen Umwege. Welche Abläufe Sie sofort sauber anlegen sollten.
Bestehende Labore digitalisieren gewachsene Prozesse. Eine Neugründung kann Abläufe direkt so anlegen, dass sie auch bei zehn Mitarbeitenden noch tragen. Der Aufwand dafür ist am Anfang am geringsten.
Den Fall zur zentralen Einheit machen
Alles, was zu einem Auftrag gehört – Angaben, Dateien, Absprachen, Termine, Aufgaben – sollte an einem Fall hängen. Diese Entscheidung wirkt banal, ist aber die Grundlage dafür, dass später nichts rekonstruiert werden muss.
Sobald Dateien auf einem Laufwerk und Absprachen im Postfach liegen, entsteht die Sucharbeit, die etablierte Labore Jahre später aufwendig zurückbauen.
Früh eine Nummernlogik festlegen
Eine eindeutige, gut sprechbare Auftragsnummer erleichtert jede Kommunikation – am Telefon, auf dem Ausdruck und auf dem Modellsockel.
Wichtig ist nur Eindeutigkeit und Lesbarkeit. Komplexe Kürzel für Praxis, Jahr und Versorgungsart erzeugen mehr Fehler als Nutzen.
Katalog vor der ersten Praxis
Der Produktkatalog ist die Schnittstelle zur Praxis. Er sollte stehen, bevor die erste Praxis angebunden wird, auch wenn er zunächst nur die geplanten Kernversorgungen enthält.
Er darf klein sein. Er darf nur nicht fehlen, wenn der erste Auftrag kommt.
Rollen definieren, bevor es Mitarbeitende gibt
Auch wenn zu Beginn eine Person alles macht, lohnt es sich, Rollen gedanklich zu trennen: Auftragsannahme, Produktion, Endkontrolle, Abrechnung.
Wächst das Labor, werden diese Rollen auf Personen verteilt – ohne dass der Ablauf neu erfunden werden muss.
Dokumentation als Gewohnheit statt als Projekt
Änderungen, Freigaben und Rückfragen fallbezogen zu dokumentieren, kostet im Moment Sekunden und spart später Diskussionen.
Diese Gewohnheit lässt sich am Anfang mühelos etablieren und ist später nur mit erheblichem Aufwand nachzurüsten.
Vor dem ersten Auftrag erledigt
- Fallstruktur festgelegt: Angaben, Dateien, Termine, Kommunikation an einem Ort
- Eindeutige, sprechbare Auftragsnummer definiert
- Kernkatalog mit den geplanten Versorgungen angelegt
- Rollen benannt, auch wenn sie zunächst eine Person ausfüllt
- Regel, was bei jedem Fall dokumentiert wird
Fazit
Eine Neugründung sollte Abläufe für die Größe planen, die in drei Jahren realistisch ist – und sie heute in der einfachsten Form leben.
