Scanner, Portale und Dateien: So entsteht ein zentraler Case-Workflow

Die Case-ID als verbindendes Element

Damit Dateien aus unterschiedlichen Quellen demselben Auftrag zugeordnet werden können, braucht es eine eindeutige Case-ID. Diese sollte möglichst früh im Prozess vergeben und konsequent in Dateinamen, Ordnerstrukturen und Kommunikation verwendet werden.

Fehlt eine solche eindeutige Kennung, müssen Mitarbeitende Zuordnungen anhand von Patientennamen oder Praxisangaben manuell vornehmen, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist.

Quellen und ihre Besonderheiten

Daten können per E-Mail, über ein Herstellerportal, per Scanner-Software direkt oder auf physischen Datenträgern eingehen. Jede Quelle hat eigene Formate, Benennungslogiken und Übertragungswege.

Ein zentraler Workflow sollte diese Quellen nicht vollständig vereinheitlichen wollen, sondern definieren, an welcher Stelle die Daten spätestens in eine gemeinsame Struktur überführt werden.

Umgang mit Dubletten und Versionen

Werden Scans korrigiert oder erneut übertragen, entstehen leicht mehrere Versionen derselben Datei. Ohne klare Kennzeichnung ist unklar, welche Version für die Fertigung verwendet werden soll.

Sinnvoll ist eine Konvention, nach der jede neue Version mit Datum oder fortlaufender Nummer gekennzeichnet wird und ältere Versionen archiviert, aber nicht gelöscht werden, um im Zweifel nachvollziehen zu können, was sich geändert hat.

Formate und Dateigrößen im Blick behalten

Intraorale Scans, Fotos und Dokumente liegen in unterschiedlichen Formaten vor, die teils erheblich variieren, was Dateigröße und Kompatibilität betrifft. Große Dateien können Übertragungswege verlangsamen oder an Uploadgrenzen von Portalen stoßen.

Es empfiehlt sich, für die wichtigsten Formate klare Vorgaben zu definieren und regelmäßig zu prüfen, ob die verwendete Infrastruktur mit den anfallenden Datenmengen zurechtkommt.

Zuordnung und Importprüfung

Sobald eine Datei im System des Labors ankommt, sollte automatisiert oder manuell geprüft werden, ob sie vollständig und dem richtigen Auftrag zugeordnet ist. Eine kurze Sichtprüfung, etwa ob der Scan vollständig und ohne offensichtliche Fehler ist, spart spätere Rückfragen.

Wird bei der Importprüfung ein Problem festgestellt, sollte ein definierter Weg bestehen, wie die Praxis informiert und um eine erneute Übertragung gebeten wird, statt fehlerhafte Daten weiterzuverarbeiten.

• Eingehende Datei auf Case-ID und Vollständigkeit prüfen
• Format und Dateigröße gegen die definierten Vorgaben abgleichen
• Bei Auffälligkeiten strukturierte Rückmeldung an die Praxis auslösen

Grenzen von Kompatibilitätsversprechen

Angesichts der Vielzahl an Scanner-Herstellern, Portalen und Dateiformaten sollte kein System als universell kompatibel mit allen am Markt verfügbaren Lösungen dargestellt werden. Kompatibilität muss im Einzelfall geprüft werden, insbesondere bei neuen Geräten oder Softwareversionen.

Im Kontext des elektronischen Datenaustauschs zwischen Praxen und Laboren wird auch über Ansätze wie die Telematikinfrastruktur-Anwendung KIM oder das Konzept eLABZ diskutiert. Für ein einzelnes Labor bedeutet das vor allem, den eigenen Dateifluss so robust zu gestalten, dass unterschiedliche Übertragungswege sauber eingebunden werden können, ohne von einer bestimmten Anbindung abhängig zu sein.